Mit BPM Workflows im Unternehmen optimieren

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Um erfolgreich zu sein, muss man seine Ziele gut kennen – dazu gehört auch, die notwendigen Schritte zu vollziehen, die zum Ziel führen. Gerade in Unternehmen ist es wichtig, dass Zieldefinitionen klar formuliert sind. Neben der eindeutigen Identifizierung einzelner Schritte ist eine Analyse und Dokumentation der Prozesse ein Baustein für den Erfolg. Außerdem ist durch unbeständige Verhältnisse und stetig neue Informationen eine agile Haltung in Bezug auf die Durchführung und kurzfristige Handlungsfähigkeit unabdingbar. Wie man das gewährleisten kann? Mit BPM!

Was ist BPM?

BPM – Business Process Management – steht für das Management von Geschäftsprozessen. Die Effizienz der Abläufe hat im BPM absolute Priorität. Das wird auch durch softwaregestützte Techniken erreicht, die eine vollständige Dokumentation und eine ideale Durchführung ermöglichen. Durch das ständige Modellieren und Verbessern von Arbeitsabläufen kann auf Informationstransfer schneller reagiert und dieser effizienter verarbeitet werden. Mittels der Dokumentation von Arbeitszeiten für bestimmte Arbeitsschritte in der Datenbank kann eine Analyse zu einer Bewertung und Optimierung der Prozesse führen. Was Sie außerdem über BPM wissen müssen, finden Sie hier: https://www.ser.de/themen/was-ist-bpm.html

So funktioniert BPM im Detail

Jedes BPM hat eine unterschiedliche Anzahl an Schritten und Prozessen, die zum Ziel führen, nämlich zur Optimierung der Prozesse. Gängige Phasen zur Unterteilung der Prozesse sind Modellierung, Ausführung, Kontrolle, Analyse und Optimierung. Dieser Zyklus des BPM wiederholt sich iterativ.

Modellieren von Prozessen
In diesem ersten Schritt werden die Prozesse entworfen und geplant. Hierbei geht es um Zielsetzungen und Definition von Regeln, durch die später Daten erhoben werden können.

Ausführung
Das Prozessmodell wird anhand der vordefinierten Schritte durchgeführt. Da dies IT-gestützt geschieht, muss der jeweilige IT-Bereich eng mit dem Fachbereich zusammenarbeiten, um die Prozessmodelle im Detail umsetzen zu können.

Kontrolle
Jeder Ablauf wird genau dokumentiert und für das Monitoring verarbeitet. Details, wie zum Beispiel Bearbeitungszeiten, sind essenziell für die spätere Analyse und Optimierung der Prozesse.

Analyse
Über das Monitoring können die in der Kontrolle gefilterten Daten analysiert und ausgewertet werden. Hier werden Verbesserungspotenziale aufgedeckt, Engpässe rechtzeitig festgestellt und die allgemeine Ist-Situation herausgearbeitet.

Optimierung
Abweichungen von der in der Analyse festgestellten Ist-Situation zur Zielsetzung dienen als Grundlage für die Ableitung neuer Prozesse. Die bisherigen Abläufe müssen entsprechend angepasst werden, bis das unternehmerische Ziel effizient erreicht wird.

Flexibilität durch Adaptive Case Management

Gerade die Reaktion auf aktuelle Gegebenheiten kann verhindern, dass Prozesse ins Stocken geraten. Beispielsweise im Umgang mit Kundenbeschwerden ist Dynamik ganz besonders wichtig, um die Ziele „Eliminierung des Problems“ und „Wiederherstellung der Kundenzufriedenheit“ von der jeweiligen Situation aus schnell zu erreichen. Entscheidungsfindung und Zieldefinition sind die Grundsäulen des Adaptive Case Management – kurz ACM. So hat der jeweilige Mitarbeiter die Möglichkeit, von den fest definierten Schritten abzuweichen und so mit erhöhter Effizienz das Ziel des Prozesses zu erreichen. Das ist Business Prozess Management auf höchstem Niveau!

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